Materi PKMR Biologi

 PKMR BIOLOGI 2016 
Sidang dan Kesekretariatan

Bismillahirrahmannirrahim,

Assalamu’alaikum wr.wb.

Ketemu lagi denga materi berikutnya, yaitu Sidang dan Kesekretariatan. PKMR Biologi itu ada 4 rangkaian acara, tapi acara terakhir saya tidak ikut karena sakit. materi pertama dan kedua sudah di pos sebelumnya. Plot untuk cerita Ranisa dan Setya serta Tentang Dia sebenarnya sudah ada, tinggal diketik saja ceritanya. Tapi berhubung minggu depan saya full ujian plus tugas. sepertinya di pending dulu, hehe. Sekarang saya memberikan materi ketiga Pelatihan Kepemimpinan Biologi saja yah. yuk dilihat.
            

››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››

Persidangan

Apa sih Persidangan itu?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, persidangan adalah pertemuan untuk membicarakan sesuatu. Menurut rangkuman saya dari yang dijelaskan pemateri, persidangan adalah suatu pertemuan formal anatara 2 kelompok yang memiliki masalah untuk mencapai kesepakatan. Ga beda jauh ya? Intinya Perdingangan itu suatu pertemuan untuk mencapai suatu kesepakatan.

Di mana sidang berlangsung ?

Sidang dapat berlangsung di mana saja, di ruang tertutup atau terbuka. Asalkan tempatnya sesuai dan memungkinkan untuk melaksanakan sidang. Kalau kata Ka Raghib sih, contohnya jangan dikuburan…. Kuburan kan buat melayat hihi.

Mengapa dilakukan sidang?

Sidang dilakukan jika kedua belah pihak ingin mencari jalan keluar dan mencari kesepakatan. Kalau di persidangan hukum, biasanya sidang dilakukan jika pelapor ingin menggugat terdakwa. Tapi di kawasan kampus, persidangan dilakukan untuk menyampaikan laporan pertanggung jawaban atau menentukan suatu peraturan. Agar dicapai suatu kesepakatan dan kedua belah pihak dapat menerima keputusan tersebut.

Oiyaa, tadi para peserta dan panitia mengadakan persidangan untuk menentukan tata tertib Peserta PKMR Biologi 2016 looh. Persidangan dipimpin oleh para peserta PKMR Biologi. Seru! Untuk mempelajari gimana sidang-sidang di UNJ ini berlangsung. Dan aku dapet hal-hal baru dibanding sidang-sidang organisasi-organisasi di SMA, kaya contoh nya ada beberapa macam interupsi yang nanti akan aku bahas. Kalo dulu di SMA mau izin atau mau klarifikasi cuma bilang “interupsi pemimpin sidang, saya izin masuk ke dalam persidangan,” atau “interupsi pemimpin sidang, saya ingin bertanya,” dan sebagainya. Pokoknya cuma modal interupsi doing hihi.

Kapan dilakukan persidangan?

Sekali lagi saya beritahu, sidang dilakukan jika ada suatu masalah yang ingin diselesaikan untuk mencapai suatu kesepakatan. Sidang juga dapat dilakukan bila telah memenuhi syarat Administrasi dan Non Admistrasi. Apa saja sih syarat-syarat tersebut?

Syarat Administrasi :

·         Tata tertib

·         Agenda sidang

·         Surat keputusan (konsideran)

·         Notulensi

·         Presensi

·         Lampiran-lampiran yang akan dipaparkan

Syarat Non-Administrasi

·         Pemimpin Sidang

·         Peserta Sidang

·         Palu Sidang

So, kalo sudah ada permasalahnnya dan syarat-syaratnya sudah terpenuhi. Sidang dapat dilaksanakan.

Siapa yang harus hadir dipersidangan dan tugas mereka?

Diatas ada syarat non-administrasi kan? Salah duanya Pemimpin sidang dan perserta sidang. Itulah status-status manusia yang harus hadir dipersidangan. Palu sidang ga termasuk yaa, dia kan bukan manusia hehe.

Tugas mereka? Oke ku bahas satu per satu.

a.      Pemimpin Sidang

Pemimpin sidang jumlahnya harus ganjil. Biasanya 3 atau 5 di lingkungan LLM.

Ø  Pemimpin Sidang I, bertugas sebagai orang yang memimpin jalannya sidang, dapat memberikan interupsi, memberi keputusan, menegur peserta. Pokoknya pimpinan sidang I deh yang utama.

Ø  Pemimpin Sidang II, bertugas sebagai notulensi dalam persidangan. Penting loh ini tugasnya. Tangan bisa pegel kali ya nulis terus.

Ø  Pemimpin Sidang III, bertugas sebagai timer, time keeper lah. Pasti tau kan tugas time keeper gimana?

b.      Peserta Sidang

Peserta inilah yang menetukan sah tidaknya keputusan. Biasanya keputusan diambil jika 50%+1 peserta setuju dengan keputusan tersebut. Karenanya diusahakan peserta berjumlah ganjil, agar ketika mengambil keputusan tidak ada keadaan 50:50.

Bagaimana mekanisme sidang berlangsung?

Dalam mekanisme ada beberapa hal yang harus dibahas:

1        Agenda Persidangan

Agenda persidangan adalah salah satu syarat administrasi sidang, contoh susunan agenda sidang yaitu;

Ø  Pembukaan

Ø  Pembacaan agenda

Ø  Pembacaan dan pengesahan aturan sidang

Ø  Pembacaan dan pengesahan laporan

Ø  Penutup

2        Mekanisme Interupsi

Interupsi adalah penyelaan atau pemotongan pembicaraan. Dalam sidang, interupsi terbagi atas empat jenis:

Ø  Point of Information; interupsi untuk memberikan informasi mengenai pembahasan dalam sidang

Ø  Point of Order; interupsi yang berfungsi untuk menyanggah atau bertanya mengenai pasal atau ayat yang sedang dibahas dalam sidang

Ø  Point of Clarification; interupsi untuk mengklarifikasi informasi yang disampaikan peserta pada interupsi sebelumnya

Ø  Point of Privilage; interupsiketeka ada peserta yang merasa terintimidasi dalam sidang

3        Mekanisme Waktu

Sidang dapat dilakukan berapa lama pun jika belum menemukan kesepakatan. Tetapi bisa saja sidang berlangsung sangat lama sehingga tidak terasa sudah waktu sholat, makan siang, atau sudah terlalu larut. Oleh karena itu dalam sidang terdapat penundaan waktu, yaitu:

Ø  Scorsing : pemberhentian sementara yang dilakukan pimpinan sidang untuk memutuskan suatu persoalan dengan lebih tenang dan dilakukan dengan musyawarah. Dapat juga untuk berhenti sejenak untuk adzan, atau istirahat. Waktu yang diberikan harus kelipatan 5 dan ganjil, contohnya: 2x15 menit, 1x5 menit.

Ø  Pending : pemberhentian sidang dihitung jangka hari, biasanya karena sidang berlangsung lama sehingga memakan waktu sampai larut malam. Pending dapat dilakukan setelah dilakukan kapan sidang dapat dilanjutkan.

Alhamdulillah yah akhirnya selesai juga pembahasan tentang sidang. Eits, belum selesai. Sekarang aku akan membahas tentang kesekretariatan.

Kesekretariatan

Apasih kesekretariatan itu?

Kesekretariatan, adalah aktivitas yang dilakukan oleh seorang sekretaris di dalam sekretariat. Sekretaris, adalah orang yang bertugas membantu pimpinan dalam pengurusan administrasi. Seperti surat masuk dan keluar, lembar pertanggungjawaban, dll. Sedangkan sekretariat, adalah tempat seorang sekretaris melakukan aktivitas nya atau biasa disebut dengan kantor secretariat. Jadi, Sekretaris itu orangnya, secretariat tempatnya, dan kesekretariatan adalah tempatnya.

Bagaimana mekanisme surat-surat yang dibuat sekretaris?

Di atas sudah dijelaskan bahwa tugas seorang sekretaris mengurus bagian administrasi. Contahnya yaitu membuat surat dan proposal. Nah di bawah akan aku tuliskan apa saja susunan dalam pembuatan surat :

-          Latar Belakang

-          Nama Kegiatan

-          Tema Kegiatan

-          Tujuan kegiatan

-          Sasaran kegiatan

-          Waktu Pelaksanaan

-          Bentuk Kegiatan

-          Susunan Panitia

-          Susunan Acara

-          Anggaran Dana

-          Penutup

-          Lembar Pengesahan

Susuan tersebut harus disusun rapi, detail, dan lengkap dengan pengetikan yang benar. Terutama sebutan bapak/ibu dosen, dll. Harus dilakukan dengan teliti. Jika ada yang salah bisa saja ada dosen yang tidak terima dan harus direvisi lagi. hiks

Sekretaris juga tugasnya untuk membuat surat, nah tadi kami belajar bagaimana cara membuat kepala surat. Surat diawali dengan kop berisi nama orgaanisasi, dan instansinya, juga alamat dan nomer telepon organisasi tersebut dengan logo Universitas di sebelah kiri dan logo BEM di sebelah kanan. Setelah itu tanggal di pojok kanan atas dan penulisan nomor, perihal dan lampiran di sebelah kiri atas. Di cek yu susannya!

Nomor             : 056/prm/BEMJ BIOLOGI/X/201

Perihal             : Peminjaman Alat

Lampiran         : - (jika ada)

Keterangan :

       056 = nomor yang dikeluarkan dari BEM

       Prm = Permohonan

       BEMJ BIOLOGI = Instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat

       X = tanggal pembuatan surat

       2016 = tahun pembuatan surat

Sudah paham kan ya kawan-kawan ? sampai di sini dulu ya persidangan dan keskretarian dari saya. Semoga kawan-kawan mengerti apa yang saya sampaikan dan artikel ini bermanfaat. Aamiin.

Wassalamu’alaikum wr.wb.

PKMR BIOLOGI 2016

Day 30
#30DWC