PKMR BIOLOGI 2016
Sidang dan Kesekretariatan
Sidang dan Kesekretariatan
Bismillahirrahmannirrahim,
Assalamu’alaikum wr.wb.
Ketemu lagi denga materi berikutnya, yaitu Sidang dan Kesekretariatan. PKMR Biologi itu ada 4 rangkaian acara, tapi acara terakhir saya tidak ikut karena sakit. materi pertama dan kedua sudah di pos sebelumnya. Plot untuk cerita Ranisa dan Setya serta Tentang Dia sebenarnya sudah ada, tinggal diketik saja ceritanya. Tapi berhubung minggu depan saya full ujian plus tugas. sepertinya di pending dulu, hehe. Sekarang saya memberikan materi ketiga Pelatihan Kepemimpinan Biologi saja yah. yuk dilihat.
››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››››
Persidangan
Apa sih
Persidangan itu?
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia, persidangan adalah pertemuan untuk membicarakan
sesuatu. Menurut rangkuman saya dari yang dijelaskan pemateri, persidangan
adalah suatu pertemuan formal anatara 2 kelompok yang memiliki masalah untuk
mencapai kesepakatan. Ga beda jauh ya? Intinya Perdingangan itu suatu pertemuan
untuk mencapai suatu kesepakatan.
Di mana sidang berlangsung ?
Sidang
dapat berlangsung di mana saja, di ruang tertutup atau terbuka. Asalkan tempatnya
sesuai dan memungkinkan untuk melaksanakan sidang. Kalau kata Ka Raghib sih,
contohnya jangan dikuburan…. Kuburan kan buat melayat hihi.
Mengapa dilakukan sidang?
Sidang dilakukan
jika kedua belah pihak ingin mencari jalan keluar dan mencari kesepakatan. Kalau
di persidangan hukum, biasanya sidang dilakukan jika pelapor ingin menggugat
terdakwa. Tapi di kawasan kampus, persidangan dilakukan untuk menyampaikan
laporan pertanggung jawaban atau menentukan suatu peraturan. Agar dicapai suatu
kesepakatan dan kedua belah pihak dapat menerima keputusan tersebut.
Oiyaa, tadi
para peserta dan panitia mengadakan persidangan untuk menentukan tata tertib
Peserta PKMR Biologi 2016 looh. Persidangan dipimpin oleh para peserta PKMR Biologi.
Seru! Untuk mempelajari gimana sidang-sidang di UNJ ini berlangsung. Dan aku
dapet hal-hal baru dibanding sidang-sidang organisasi-organisasi di SMA, kaya
contoh nya ada beberapa macam interupsi yang nanti akan aku bahas. Kalo dulu di
SMA mau izin atau mau klarifikasi cuma bilang “interupsi pemimpin sidang, saya
izin masuk ke dalam persidangan,” atau “interupsi pemimpin sidang, saya ingin
bertanya,” dan sebagainya. Pokoknya cuma modal interupsi doing hihi.
Kapan dilakukan persidangan?
Sekali lagi
saya beritahu, sidang dilakukan jika ada suatu masalah yang ingin diselesaikan
untuk mencapai suatu kesepakatan. Sidang juga dapat dilakukan bila telah
memenuhi syarat Administrasi dan Non Admistrasi. Apa saja sih syarat-syarat
tersebut?
Syarat
Administrasi :
·
Tata tertib
·
Agenda sidang
·
Surat keputusan (konsideran)
·
Notulensi
·
Presensi
·
Lampiran-lampiran yang akan dipaparkan
Syarat
Non-Administrasi
·
Pemimpin Sidang
·
Peserta Sidang
·
Palu Sidang
So, kalo
sudah ada permasalahnnya dan syarat-syaratnya sudah terpenuhi. Sidang dapat
dilaksanakan.
Siapa yang harus hadir dipersidangan dan tugas mereka?
Diatas ada
syarat non-administrasi kan? Salah duanya Pemimpin sidang dan perserta sidang. Itulah
status-status manusia yang harus hadir dipersidangan. Palu sidang ga termasuk
yaa, dia kan bukan manusia hehe.
Tugas
mereka? Oke ku bahas satu per satu.
a. Pemimpin Sidang
Pemimpin sidang
jumlahnya harus ganjil. Biasanya 3 atau 5 di lingkungan LLM.
Ø Pemimpin Sidang
I, bertugas sebagai orang yang memimpin jalannya sidang, dapat memberikan
interupsi, memberi keputusan, menegur peserta. Pokoknya pimpinan sidang I deh
yang utama.
Ø Pemimpin
Sidang II, bertugas sebagai notulensi dalam persidangan. Penting loh ini
tugasnya. Tangan bisa pegel kali ya nulis terus.
Ø Pemimpin
Sidang III, bertugas sebagai timer, time keeper lah. Pasti tau kan tugas time
keeper gimana?
b. Peserta
Sidang
Peserta
inilah yang menetukan sah tidaknya keputusan. Biasanya keputusan diambil jika
50%+1 peserta setuju dengan keputusan tersebut. Karenanya diusahakan peserta
berjumlah ganjil, agar ketika mengambil keputusan tidak ada keadaan 50:50.
Bagaimana
mekanisme sidang berlangsung?
Dalam mekanisme ada beberapa hal yang harus dibahas:
1
Agenda Persidangan
Agenda persidangan
adalah salah satu syarat administrasi sidang, contoh susunan agenda sidang
yaitu;
Ø Pembukaan
Ø Pembacaan
agenda
Ø Pembacaan dan
pengesahan aturan sidang
Ø Pembacaan dan
pengesahan laporan
Ø Penutup
2
Mekanisme Interupsi
Interupsi
adalah penyelaan atau pemotongan pembicaraan. Dalam sidang, interupsi terbagi
atas empat jenis:
Ø Point of
Information; interupsi untuk memberikan informasi mengenai pembahasan dalam
sidang
Ø Point of Order;
interupsi yang berfungsi untuk menyanggah atau bertanya mengenai pasal atau
ayat yang sedang dibahas dalam sidang
Ø Point of
Clarification; interupsi untuk mengklarifikasi informasi yang disampaikan
peserta pada interupsi sebelumnya
Ø Point of
Privilage; interupsiketeka ada peserta yang merasa terintimidasi dalam sidang
3
Mekanisme Waktu
Sidang
dapat dilakukan berapa lama pun jika belum menemukan kesepakatan. Tetapi bisa
saja sidang berlangsung sangat lama sehingga tidak terasa sudah waktu sholat,
makan siang, atau sudah terlalu larut. Oleh karena itu dalam sidang terdapat
penundaan waktu, yaitu:
Ø Scorsing :
pemberhentian sementara yang dilakukan pimpinan sidang untuk memutuskan suatu
persoalan dengan lebih tenang dan dilakukan dengan musyawarah. Dapat juga untuk
berhenti sejenak untuk adzan, atau istirahat. Waktu yang diberikan harus
kelipatan 5 dan ganjil, contohnya: 2x15 menit, 1x5 menit.
Ø Pending :
pemberhentian sidang dihitung jangka hari, biasanya karena sidang berlangsung
lama sehingga memakan waktu sampai larut malam. Pending dapat dilakukan setelah
dilakukan kapan sidang dapat dilanjutkan.
Alhamdulillah
yah akhirnya selesai juga pembahasan tentang sidang. Eits, belum selesai. Sekarang
aku akan membahas tentang kesekretariatan.
Kesekretariatan
Apasih kesekretariatan itu?
Kesekretariatan, adalah aktivitas yang dilakukan oleh seorang sekretaris
di dalam sekretariat. Sekretaris, adalah orang yang bertugas membantu pimpinan dalam
pengurusan administrasi. Seperti surat masuk dan keluar, lembar
pertanggungjawaban, dll. Sedangkan sekretariat, adalah tempat seorang
sekretaris melakukan aktivitas nya atau biasa disebut dengan kantor
secretariat. Jadi, Sekretaris itu orangnya, secretariat tempatnya, dan
kesekretariatan adalah tempatnya.
Bagaimana mekanisme
surat-surat yang dibuat sekretaris?
Di atas sudah dijelaskan bahwa tugas seorang sekretaris
mengurus bagian administrasi. Contahnya yaitu membuat surat dan proposal. Nah
di bawah akan aku tuliskan apa saja susunan dalam pembuatan surat :
-
Latar
Belakang
-
Nama
Kegiatan
-
Tema
Kegiatan
-
Tujuan
kegiatan
-
Sasaran
kegiatan
-
Waktu
Pelaksanaan
-
Bentuk
Kegiatan
-
Susunan
Panitia
-
Susunan
Acara
-
Anggaran
Dana
-
Penutup
-
Lembar
Pengesahan
Susuan tersebut harus disusun rapi, detail, dan lengkap
dengan pengetikan yang benar. Terutama sebutan bapak/ibu dosen, dll. Harus dilakukan
dengan teliti. Jika ada yang salah bisa saja ada dosen yang tidak terima dan
harus direvisi lagi. hiks
Sekretaris juga
tugasnya untuk membuat surat, nah tadi kami belajar bagaimana cara membuat
kepala surat. Surat diawali dengan kop
berisi nama orgaanisasi, dan instansinya, juga alamat dan nomer telepon organisasi
tersebut dengan logo Universitas di sebelah kiri dan logo BEM di sebelah kanan.
Setelah itu tanggal di pojok kanan atas dan penulisan nomor, perihal dan
lampiran di sebelah kiri atas. Di cek yu susannya!
Nomor : 056/prm/BEMJ BIOLOGI/X/201
Perihal : Peminjaman Alat
Lampiran : - (jika ada)
Keterangan :
056 = nomor yang dikeluarkan dari
BEM
Prm = Permohonan
BEMJ BIOLOGI = Instansi atau
organisasi yang mengeluarkan surat
X = tanggal pembuatan surat
2016 = tahun pembuatan surat
Sudah paham kan ya kawan-kawan ? sampai di sini dulu
ya persidangan dan keskretarian dari saya. Semoga kawan-kawan mengerti apa yang
saya sampaikan dan artikel ini bermanfaat. Aamiin.
Wassalamu’alaikum wr.wb.
PKMR BIOLOGI 2016
Day 30
#30DWC
#30DWC